FAQ – FORDERUNGSMANAGMENT

Häufig gestellte Fragen

Was ist Forderungsmanagement?

Der Begriff Forderungsmanagement wird unterschiedlich definiert.

Forderungsmanagement ist ein fortlaufender Prozess, der bereits bei der Anbahnung des ersten Geschäftskontaktes beginnt und im Idealfall mit der vollständigen Zahlung aller Forderungen aus der Geschäftsbeziehung endet. Nachfolgende Darstellung ist keineswegs abschließend und soll lediglich einen Überblick geben.

Im Forderungsmanagement werden offene, also noch nicht erhaltene Zahlungen für erfolgte Lieferungen oder Leistungen bearbeitet. Das Forderungsmanagement verfolgt das Ziel, offene Forderungen buchhalterisch zu erfassen und den gesamten Prozess – von der Entstehung der Forderung bis zum Ausgleich durch den Kunden – zu steuern. Ziel eines wirkungsvollen Forderungsmanagements ist dabei grundsätzlich, Verzögerungen oder Zahlungsausfälle zu verhindern und so die Liquidität des Unternehmens zu gewährleisten.

Was sind Unterschiede und Gemeinsamkeiten von Inkasso und Forderungsmanagement, bzw. wie überschneiden und/oder ergänzen sich die Inhalte?

Inkasso bezeichnet das Einziehen von fälligen Forderungen beim Schuldner, entweder durch den Gläubiger selber oder durch einen auf das professionelle Inkasso spezialisierten Dienstleister. Inkasso (der Begriff ist dem Italienischen entlehnt, bedeutet „Eingang“ oder „Einziehung“ und stammt ursprünglich aus dem Bankwesen) ist hierbei ein Teilaspekt des Forderungsmanagements.

Zum Forderungsmanagement gehören auch vorgelagerte interne Prozesse wie die buchhalterische Verbuchung und bilanzielle Darstellung offener Posten im gesamten Unternehmen. Daher werden Kunden auch als Debitoren bezeichnet, weshalb man auch Begriffe wie Debitorenmanagement vorfindet, wenn von Debitorenbuchhaltung und dem betriebsinternen Mahnwesen gesprochen wird.

Wie ist der Workflow im Forderungsmanagement? Gibt es eine strenge Reihenfolge?

Bei der Betrachtung des Workflows bietet es sich an, historisch in der Kundenentwicklung vorzugehen:

  • Auswahl des Kunden
  • Bonitätsprüfung
  • Kreditversicherung
  • Vertragsgestaltung
  • Lieferung oder Leistungserbringung (gegenseitige vertragliche Rechte und Pflichten)
  • Rechnungsstellung
  • Mahnwesen (Zahlungserinnerung, Mahnung, etc.)
  • Inkassodienstleister oder Rechtsanwalt
  • Gerichtliches Mahnverfahren / Klage
  • Zwangsvollstreckung

Nachdem eine vereinbarte Lieferung oder Leistung erbracht wurde, erfolgt zunächst die Rechnungsstellung. Auf der Rechnung sollte das mit dem Kunden vereinbarte Zahlungsziel (beispielsweise „sofort“ oder „zahlbar innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum“) angegeben sein, das für den zeitlichen Ablauf im Mahnwesen von Bedeutung ist: Ist der vereinbarte Zahlungstermin überschritten, ohne dass der Kunde den Rechnungsbetrag beglichen hat, erfolgt im ersten Schritt eine Erinnerung oder Mahnung. Diese sollte, wie alle weiteren Schritte, schriftlich erfolgen und freundlich, jedoch bestimmt den unverzüglichen Rechnungsausgleich einfordern.

Reagiert der Kunde nicht auf diese erste Mahnung, ist es häufig sinnvoll, im nächsten Schritt einen registrierten Inkassodienstleister einzuschalten der den Einzug dieser Forderung übernimmt. Es gibt nämlich entgegen einer immer noch sehr verbreiteten Auffassung keine gesetzliche Verpflichtung, mehr als einmal zu mahnen. Der Inkassodienstleister wird zunächst außergerichtlich mit eigenen Mahnschreiben und / oder telefonischer Ansprache versuchen, dem Kunden seine Zahlungsverpflichtung zu verdeutlichen und ihn zum Ausgleich des offenen Betrages zu bewegen. Hierbei wird ggf. auf berechtigte Einwendungen eingegangen, die einer Zahlung zu Recht entgegenstehen können. Ein gutes und seriöses Inkassounternehmen wird hier als Mediator tätig und vermittelt zielgerichtet zwischen den Vertragsparteien, um Leistungsstörungen zu beseitigen, damit die bisherige Vertragsbeziehung ungestört fortgeführt werden kann.

Verläuft dieser Prozess ohne gewünschten Erfolg, schließt sich in der Regel das gerichtliche Mahnverfahren an.

Hat der Gläubiger einen registrierten Inkassodienstleister eingeschaltet, so verfügt dieser grundsätzich über die erforderliche Vertretungsbefugnis, die Interessen seines Auftraggebers auch im gerichtlichen Mahnverfahren zu vertreten. Am Ende dieses Prozesses erlangt der Gläubiger in aller Regel einen sogenannten Vollstreckungsbescheid.

 

Die Zwangsvollstreckung als Ultima Ratio

Wenn das gerichtliche Mahnverfahren mit einem Vollstreckungsbescheid, einem „vollstreckungsfähigen Titel“ endet, kann das Inkassounternehmen die Zwangsvollstreckung vollziehen. Das Inkassounternehmen prüft sinnvolle und erfolgversprechende Vollstreckungsmöglichkeiten und stellt die notwendigen Anträge bei den Vollstreckungsorganen.

Oftmals kann das vorbezeichnete Szenario auch schon im Vorfeld verhindert werden, man spricht vom „vorbeugendem Forderungsmanagement“.

Ein professionelles Mahnwesen dient auch dazu, Zahlungsverzögerungen und komplette oder teilweise Forderungsausfälle zu vermeiden. Unabhängig von ihrer Größe, ihrem Geschäftsfeld oder Kundenkreis sollten Unternehmen daher grundsätzlich eine professionelle und EDV-gestützte Anwendung einsetzen, in der alle Angebote, Kundenkonditionen, Lieferscheine und Rechnungen archiviert und zeitlich nachgehalten werden.

Auch ein ständiges Monitoring der Bonität von Bestandskunden sollte installiert sein, denn eine Insolvenz kommt selten über Nacht, sondern bahnt sich an. Viele Anzeichen können im Vorfeld erkannt werden, sodass durch Vorsorge Schlimmeres zumeist verhindert werden kann.

Praxistipp: Absprachen immer schriftlich dokumentieren

Alle Kundenkontakte sollten reproduzierbar dokumentiert werden, auch Telefonate, bei denen beispielsweise Details zu einem Auftrag besprochen wurden, sollten im Nachgang verschriftlicht und für alle Gesprächsteilnehmer protokolliert werden, um Missverständnisse zu vermeiden und getroffene Absprachen auch im Nachhinein belegen zu können.

Auch sollte – insbesondere bei neuen Kunden oder großen Auftragsvolumen – die Bonität des Kunden im Vorfeld überprüft werden, um das Risiko von Zahlungsausfällen einschätzen und bewerten zu können und geeignete Maßnahmen (beispielsweise die Vereinbarung von Vorkasse oder Teilzahlungen) zu ergreifen, um dieses Risiko zu begrenzen.

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